Učinkovito upravljanje s terjatvami v podjetju

Učinkovito upravljanje s terjatvami v podjetju je ključnega pomena za finančno zdravje in likvidnost podjetja. Terjatve namreč predstavljajo premoženjsko pravico podjetja, ki izhaja iz poslovnih razmerij, pri čemer podjetje pridobi pravico, da od dolžnika zahteva plačilo dolga, dobavo blaga ali opravo storitve.

Ta pravica nastane ob izdaji računa (če ga prejemnik ne zavrne iz katerega koli razloga) ali sklenitvi pogodbe, s čimer podjetje formalizira svojo pravico do plačila.

Pravilno in pravočasno obvladovanje terjatev zmanjšuje tveganje neplačil, omogoča boljše upravljanje denarnih tokov in pozitivno vpliva na stabilnost poslovanja.

1. Vrste terjatev in pomen spremljanja odprtih postavk

Vrste terjatev se razlikujejo glede na vrsto poslovnega partnerja in pravni status terjatev. Ključne kategorije vključujejo:

• Terjatve do kupcev, ki izvirajo iz prodaje blaga ali storitev na kredit.
• Terjatve do dobaviteljev, ki nastanejo pri predplačilih, ko blago še ni bilo dobavljeno ali storitev še ni bila izvedena.
• Terjatve do financerjev, kar se nanaša na povračila posojil ali druge vrste financiranja.

Razdelimo jih lahko tudi na zapadle in nezapadle terjatve.

• Nezapadle terjatve so tiste, ki še niso dosegle datuma zapadlosti, medtem ko so
• zapadle terjatve že dosegle rok plačila, vendar plačilo še ni bilo izvedeno.

Zakon določa tudi rok zastaranja terjatev, po katerem podjetje izgubi pravico zahtevati plačilo prek sodišča. Za gospodarske pogodbe v Sloveniji ta rok običajno znaša tri leta od dneva zapadlosti.

Z namenom, da ima podjetje jasen pregled nad vsemi odprtimi terjatvami, je ključnega pomena redna priprava izpisa odprtih postavk (IOP), ki vsebuje pregled vseh neporavnanih obveznosti posameznega dolžnika.

Redno spremljanje IOP omogoča podjetju, da opazuje stanje zapadlih terjatev, pravočasno prepozna težavne dolžnike in prilagodi nadaljnje ukrepe izterjave.

2. Upravljanje s terjatvami – Osnovna načela

S terjatvami je potrebno v podjetju redno in dosledno upravljati. Več, kot je strank, več kot je izdanih računov, bolj robusten sistem potrebujemo. Nekaj ključnih pravil, ko govorimo o učinkovitem upravljanju terjatev je:

Bonitetno ocenjevanje strank in določanje kreditnih limitov: Pred začetkom poslovanja je koristno preveriti finančno stabilnost strank. Na podlagi bonitetne ocene določite limite ter morebitne zahteve za avansno plačilo, kar zmanjšuje tveganje.

Pravočasno izstavljanje računov: Zakasnitve pri izdaji računov podaljšajo čas do prejetja plačila. Vaši računi naj bodo izdani takoj po zaključeni storitvi ali dobavi blaga, da začne plačilni rok čim prej teči.

Kratki plačilni roki: Čim krajši plačilni roki prispevajo k boljši likvidnosti podjetja in znižujejo tveganje za nastanek zapadlih terjatev. Z vašimi strankami se skušajte dogovoriti za čim krajše plačilne roke. Avansi in predplačila so še toliko boljši.

Zaračunavanje zamudnih obresti: Določite zamudne obresti za neplačnike, kar lahko dodatno spodbuja pravočasna plačila.

Sistem opominjanja neplačnikov: Določite postopek (sprejmite pravilnik) za opominjanje dolžnikov v primeru, da terjatve zapadejo. Sistematičen pristop k opominjanju, vključno s telefonskimi klici, pisnimi opomini in obiski, omogoča pravočasno ukrepanje in zmanjša verjetnost dolgotrajnih neplačil.

Na koncu, če računi še vseeno niso plačani, je pomembno, da imate tudi dobro zastavljen sistem izterjave.

3. Konkreten primer sistema upravljanja z zapadlimi terjatvami

Kot rečeno, za spremljanje in izterjavo terjatev je smiselno oblikovati strukturiran sistem ki se ga nato dosledno držimo. Na primer, podjetje lahko mesečno pripravi seznam odprtih terjatev in na tej osnovi sproži naslednje korake:

	Akcija	Čas
1	Izpis evidence o kupcih in terjatvah	Redno 1x na mesec
2	Izpisek odprtih postavk	Navadno 1x letno
3	1. Pisni opomin / telefonski opomin	5 -15 dni po valuti
4	2. Pisni opomin / telefonski opomin	30 – 45 dni po valuti
5	Upočasnitev / zaustavitev dobav	30 – 45 dni po valuti
6	Telefonska izterjava	30 – 60 dni po valuti
7	Obisk pri dolžniku ali zadnji poziv	60 – 90 dni po valuti
8	Izterjava preko agencij	60 – 90 dni po valuti
9	Zadnji pisni opomin	55 dni po valuti
10	Izterjava preko sodišča	60 dni po valuti

Naveden sistem oziroma podobna različica mogoča postopno stopnjevanje ukrepov in povečuje možnost uspešne izterjave.

4. Vpliv DDV na neplačane terjatve

Za podjetja, ki so zavezanci za DDV, je pomemben dejavnik pri upravljanju terjatev tudi plačilo DDV.

DDV za izdan račun je treba obračunati že znotraj obdobja poročanja, kar pomeni, da mora podjetje plačati DDV državi, tudi če plačila ni prejelo. V primeru neplačila dolga podjetje utrpi dvojno izgubo, saj ni le ostalo brez plačila, ampak je moralo plačati še DDV.

Če terjatev ostane neporavnana, je mogoče pod določenimi pogoji že plačani DDV poračunati. Postopki za povračilo DDV pri neplačanih terjatvah so določeni v zakonodaji, vendar so običajno kompleksni in zahtevajo posebno dokumentacijo.

Še slabše od tega, da nimate stranke je, da imate stranko, ki ne plača. Še toliko na slabšem ste, če ste zavezanec za DDV.

5. Kako delujejo agencije za izterjavo terjatev?

Agencije za izterjavo dolgov so specializirana podjetja, katerih glavna dejavnost je izterjava dolgov v imenu svojih strank, ki so običajno podjetja, banke ali druge finančne institucije.

Njihov namen je pomagati podjetjem pri reševanju problematičnih terjatev in izboljšanju denarnega toka, saj prevzamejo postopek izterjave dolgov od začetnega stika z dolžnikom do morebitne sodne izterjave.

Agencije za izterjavo dolgov delujejo na podlagi različnih modelov sodelovanja, odvisno od vrste in stanja terjatev ter želja naročnika. Najpogostejši modeli sodelovanja so:

• Komisijska izterjava: Agencija za izterjavo dolgov deluje v imenu upnika in od dolžnikov poskuša pridobiti plačilo v najkrajšem možnem času. Agencija prejme provizijo, ki je odvisna od uspeha izterjave, torej od tega, ali in kolikšen znesek iztrži od dolžnikov. Pri tej vrsti izterjave terjatev ostane v lasti naročnika, agencija pa deluje le kot posrednik.
• Odkup dolga (faktoring): V nekaterih primerih agencija odkupuje terjatve od podjetij, kar pomeni, da terjatve postanejo njena last, s čimer prevzame tudi tveganje za izterjavo. V tem primeru agencija plača podjetju del ali celotno vrednost terjatve vnaprej, nato pa sama poskuša izterjati dolžnikov dolg. Ta metoda je pogosto dražja za podjetja, vendar jim omogoča takojšnji dostop do likvidnih sredstev in popoln prenos tveganja.
• Preventivna izterjava: Pri tej vrsti sodelovanja agencija nudi podporo podjetjem že v zgodnjih fazah upravljanja terjatev. To vključuje spremljanje plačilnih rokov, pošiljanje opominov, vzdrževanje redne komunikacije z dolžniki in podobne aktivnosti, ki lahko preprečijo nastanek zamud in dolgov.
• Pravna izterjava: Če dolžniki dolgov ne poravnajo prostovoljno, lahko agencija za izterjavo dolgov sproži pravne postopke. To vključuje vložitev tožbe ali izvršbe, in če sodišče odloči v korist agencije, lahko ta uporabi sredstva prisilne izterjave, kot so rubež dolžnikovih sredstev, blokada bančnih računov ali druge oblike sodne izvršbe.

5.1. Proces izterjave dolga s strani agencije

Običajno proces izterjave vključuje več faz, odvisno od odzivnosti in sodelovanja dolžnika:

• Prvi stik: Agencija naveže stik z dolžnikom, običajno prek pisnega opomina, telefonskega klica ali elektronske pošte. Cilj je obvestiti dolžnika o neplačani obveznosti in spodbuditi plačilo.
• Opomini in pogajanja: Če dolžnik ne odgovori na prvi stik, sledijo dodatni opomini. Agencija pogosto poskuša vzpostaviti dogovor in ponuditi možnost obročnega plačila ali znižanega zneska v primeru takojšnjega poplačila.
• Terenska izterjava: V nekaterih primerih se izterjava izvede tudi z obiskom na terenu, če gre za večje dolžnike ali dolžnike, ki se izogibajo stikom. Terenska ekipa je specializirana za osebne obiske, s katerimi poskuša vzpostaviti stik in doseči plačilo dolga.
• Pravna faza: Če dolžnik še naprej ne poravnava obveznosti, agencija po potrebi sproži pravne postopke, ki lahko vodijo do sodne izterjave. Ta postopek vključuje sodelovanje pravnih strokovnjakov, saj so pravne izterjave lahko zapletene in dolgotrajne.

5.2. Prednosti uporabe agencij za izterjavo dolgov

Sodelovanje z agencijami za izterjavo dolgov prinaša podjetjem več prednosti. Ena ključnih je prihranek časa, stresa in virov, saj izterjava dolgov zahteva vztrajno komunikacijo in poznavanje pravnih postopkov.

Agencije imajo izkušnje in usposobljen kader za različne metode izterjave, zato pogosto dosegajo boljše rezultate kot podjetja, ki se izterjave lotevajo samostojno. Poleg tega uporaba agencije pomaga podjetjem zmanjšati tveganje neplačil in izboljšati denarni tok brez potrebe po dodatnih zaposlitvah ali usposabljanju lastnih kadrov.

Kljub prednostim pa podjetja pogosto plačajo agencijam sorazmerno visoko provizijo, zlasti v primeru odkupljenih terjatev ali dolgotrajnih pravnih postopkov.

6. Odprodaja terjatev (faktoring) in cesija

Če se poglobimo še čisto malo v odkup terjatev. Odkup terjatev, znan tudi kot faktoring, je finančni mehanizem, s katerim podjetje proda svoje (običajno) nezapadle terjatve specializirani finančni instituciji ali agenciji, da izboljša svoj denarni tok. Odprodaja terjatev je eden izmed virov financiranja poslovanja.

V okviru tega postopka podjetje prejme takojšnja sredstva v višini dogovorjenega odstotka vrednosti terjatev, pri čemer si agencija ali banka, ki opravlja faktoring, zaračuna določeno provizijo ali odstotek transakcije. S tem podjetje pridobi likvidnost, ki jo lahko uporabi za pokrivanje svojih tekočih obveznosti ali nadaljnje investicije.

Kljub koristim pa je faktoring lahko relativno drag, saj vključuje stroške provizije za storitev in pogosto dodatne stroške obresti, še posebej če je plačilo dolžnika zapadlo ali tveganje ocenjeno kot višje.  V Sloveniji obstajajo različne agencije in finančne institucije, ki nudijo faktoring kot storitev, specializirane pa so za različne vrste terjatev in industrije.

6.1. Cesija terjatev

Omenimo še cesijo terjatev. Cesija je pravni postopek, pri katerem podjetje prenese terjatev na tretjo osebo, ki postane novi upnik in s tem pridobi vse pravice do izterjave dolga. Pri cesiji gre za odstop terjatve, kar pomeni, da se prvotni upnik odpove pravicam do terjatve v korist cesionarja (novega upnika).

Cesija je uporabna predvsem takrat, ko prvotni upnik meni, da obstaja povečano tveganje neplačila ali da terjatev ni več smiselna za izterjavo, in se odloči to tveganje prenesti na nekoga drugega. Cesija se pogosto uporablja tudi pri prestrukturiranju podjetij ali v situacijah, ko želijo podjetja izboljšati svojo bonitetno oceno in zmanjšati tveganja, povezana z izterjavami dolgov.

Konkreten primer: Podjetje d.o.o. ima kupca, Kupec d.o.o., ki mu dolguje 50.000 evrov za opravljeno storitev, vendar plačilo močno zamuja. Da bi izboljšalo svojo likvidnost in zmanjšalo tveganje, Podjetje d.o.o. terjatev prenese na agencijo Izterjava d.o.o.. S tem dobi takojšnje plačilo 80 % terjatve, agencija pa prevzame vso odgovornost za izterjavo dolga. Kupec d.o.o. je obveščen, da mora dolg poravnati direktno na Izterjava d.o.o.

7. Sodna izterjava in možnosti poplačila terjatev

Kadar so izčrpane vse možnosti izvensodne izterjave, lahko podjetje začne postopek sodne izterjave. Ta vključuje vložitev izvršilnega predloga pri sodišču, kar omogoča prisilno izterjavo dolga prek rubeža dolžnikovega premoženja.

Verjetnost uspeha sodne izterjave je odvisna od finančnega stanja dolžnika, njegovega premoženja in obstoječih pravnih zavarovanj. Sodni postopki so pogosto dolgotrajni in zahtevajo dodatne stroške, zato je ta korak smiseln le za večje dolgove ali v primerih, kjer so druga sredstva izterjave neuspešna.

Če sodna izterjava ni uspešna ali če dolžnik nima premoženja, lahko podjetje terjatev odpiše. Odpis terjatve je računovodsko dejanje, ki predstavlja priznanje izgube zaradi neizterljive terjatve.

Torej, učinkovito upravljanje terjatev je ključno za dolgoročno finančno stabilnost podjetja. Sistematično spremljanje odprtih postavk, določitev jasnih pravil opominjanja in izterjave ter preudarno sodelovanje z agencijami za izterjavo so ključni koraki za zmanjšanje tveganja.

Pravočasen odziv in transparenten sistem obravnave terjatev zagotavljata podjetju boljšo likvidnost, nižje stroške neplačil in večjo stabilnost pri dolgoročnem poslovanju.