Vse objave

Stroškovna učinkovitost in kontrola nad stroški v podjetju

Stroškovna učinkovitost podjetja
Kategorije Poslovne finance

V svetu podjetniških financ je stroškovna učinkovitost ključnega pomena za zagotavljanje optimalne porabe virov in maksimiziranje dobičkonosnosti.

Učinkovito upravljanje stroškov pomeni, da organizacija ne le zmanjša svoje odhodke in poveča dobiček, temveč tudi optimizira svoje aktivnosti in procese, da doseže boljše rezultate z manjšimi vložki.

Stroškovna učinkovitost zahteva natančno razumevanje različnih vrst stroškov, njihovo pravilno ocenjevanje, skrbno planiranje ter stalno spremljanje in kontroliranje stroškovnih mest.

Zato si poglejmo podrobneje, kako do visoke stroškovne učinkovitosti podjetja.

Vsebina objave

Zakaj je pomembna stroškovna učinkovitost?

Stroškovna učinkovitost igra ključno vlogo v poslovnem odločanju, saj neposredno vpliva na finančno zdravje in konkurenčnost podjetja. Enostavno povedano, podjetje, ki doseže več z manj resursi, je bolj uspešno in dobičkonosno.

Služenje denarja je kot praskanje z nohti po skali, zapravljanje denarja je kot polivanje vode v puščavi. Kitajski pregovor

Zmanjševanje nepotrebnih stroškov in optimizacija odhodkov omogočata podjetjem, da povečajo svoj dobiček, izboljšajo svojo tržno pozicijo in si zagotovijo dolgoročno vzdržnost.

Stroškovna učinkovitost tako pomeni več kot le biti varčen z denarjem; pomeni pametno upravljanje z omejenimi viri, da se dosežejo cilji na najbolj ekonomičen način.

Koristi stroškovne učinkovitosti so torej vsaj naslednje:

  • Ohranjanje finančne stabilnosti: Pomaga pri preprečevanju nepotrebnih izdatkov in ohranjanju zdravih finančnih razmer.
  • Omogočanje rasti in razvoja: S pravilnim upravljanjem stroškov se lahko ustvarijo presežki, ki so nujni za investiranje v rast podjetja, pa tudi zaposlene.
  • Povečanje dobičkonosnosti: Z zmanjšanjem nepotrebnih stroškov se lahko poveča neto dobiček podjetja ob enakem obsegu poslovanja.

Različne vrste stroškov in stroškovna učinkovitost

Razumevanje različnih vrst stroškov je temelj za učinkovito upravljanje stroškov. Stroški se običajno delijo na neposredne in posredne stroške.

Neposredni stroški so neposredno povezani z izdelavo izdelka ali zagotavljanjem storitve, kot so materiali in delovna sila. Posredni stroški, kot so najemnina, komunalni stroški in administrativni izdatki, pa podpirajo poslovne operacije na splošno.

  • Neposredni stroški: Stroški, ki se lahko neposredno pripisujejo proizvodnji blaga ali storitev.
  • Posredni stroški: Stroški, ki niso neposredno povezani z proizvodnjo, a so potrebni za podporo poslovanja.

Razlikovanje med fiksnimi in variabilnimi stroški je prav tako pomembno, saj to podjetjem omogoča boljše razumevanje, kako se njihovi stroški spreminjajo glede na obseg proizvodnje ali prodaje.

  • Fiksni stroški: Stroški, ki ostanejo konstantni ne glede na obseg proizvodnje ali prodaje.
  • Variabilni stroški: Stroški, ki se spreminjajo glede na obseg proizvodnje ali prodaje.

V slovenski verziji izkaza uspeha, ki je temeljni računovodski izkaz, stroške delimo pa naslednjih vrstah:

  • Stroški blaga, materiala in storitev: Vključujejo stroške surovin, polizdelkov, trgovskega blaga in zunanjih storitev, ki so potrebni za proizvodnjo izdelkov ali izvajanje storitev.
  • Stroški dela: Obsegajo plače in plačila, povezana z zaposlenimi, vključno s prispevki za socialno varnost in drugimi stroški dela.
  • Odpisi vrednosti: Predstavljajo zmanjšanje vrednosti opredmetenih osnovnih in neopredmetenih osnovnih sredstev podjetja skozi čas, vključno z amortizacijo in morebitnimi oslabitvami.

Ocenjevanje, planiranje in kontroliranje stroškov

Stroške je potrebno proaktivno in dosledno upravljati, kar vključuje ocenjevanje, planiranje in kontroliranje.

Učinkovito upravljanje stroškov se vključuje uporabo različnih tehnik in orodij, kot so proračuni, finančne projekcije in tehnike prislužene vrednosti, ki omogočajo podjetjem, da predvidijo in načrtujejo svoje finančne potrebe ter hitro reagirajo na morebitna odstopanja od načrtov.

Prvi pomemben korak pri stroškovni učinkovitosti je, da imamo ustrezno razdeljena stroškovna mesta in vsak strošek opremimo z ustreznimi kategorijami za kasnejše analize.

Poglejmo si nekaj najbolj popularnih tehnik načrtovanja stroškov:

  • Analitično ocenjevanje stroškov: Uporablja zgodovinske podatke in analizo za napovedovanje bodočih stroškov.
  • Parametrično ocenjevanje: Temelji na statističnih odnosih med zgodovinskimi podatki in spremenljivkami po projektih oziroma oddelkih.
  • »Bottom-up« ocenjevanje: Detajlno ocenjevanje stroškov posameznih poslovnih funkcij ali projektov, ki se nato seštevajo v skupni znesek planiranih stroškov.
  • »Top down« ocenjevanje / Določanje proračunov: Ocenjevanje stroškovnih potreb po posameznih funkcijah ali delih projekta in nato seštevek vseh stroškov. Najpogostejša metoda, ki posameznim oddelkom določi letni proračun.
  • Prilagodljivo »agilno« planiranje: Omogoča prilagajanje planov in proračunov na podlagi sprememb v podjetju, projektu ali okolju.

Vsaka tehnika ima svoje prednosti in se lahko uporablja v različnih kontekstih, odvisno od specifičnih potreb in ciljev projekta ali organizacije.

Ne glede na izbrano tehniko pa je potrebno za učinkovito upravljanje stroškov nujno implementirati sistem, ki omogoča:

  • Redno spremljanje in analizo stroškov.
  • Postavljanje jasnih proračunskih omejitev za različne oddelke.
  • Redno ocenjevanje donosnosti investicij in stroškov.
  • Sprejetje strokovno podprtih odločitev glede zmanjševanja stroškov, ne da bi to negativno vplivalo na kakovost ali produktivnost.

Vse to pa seveda zahteva tudi konstantno pogajanje z različnimi deležniki, ki so generatorji stroškov.

Glavni vzroki za odstopanje stroškov od planiranih

Odstopanje stroškov se pojavi, ko dejanski stroški presegajo načrtovane stroške. To je lahko posledica številnih dejavnikov, kot so:

  • Nepredvidene tržne spremembe,
  • napake v ocenjevanju,
  • povečanje cen materialov in storitev (inflacije) ali
  • neustrezno upravljanje stroškov (slab management).

Vzroki za odstopanje so lahko torej zunanji, kot je nepričakovan dvig cen, lahko pa je to tudi posledica kulture ali slabega managementa.

Razumevanje teh vzrokov je ključno za preprečevanje in obvladovanje odstopanj, saj omogoča organizacijam, da izboljšajo svoje procese ocenjevanja in planiranja, izvajajo učinkovitejše nadzorne ukrepe in razvijajo strategije za upravljanje tveganj, povezanih s stroški.

Znaki stroškovne neučinkovitosti podjetij

Potrebno je tudi paziti, da se v organizaciji ne razvije kultura stroškovne neučinkovitosti. Pogosti znaki stroškovne neučinkovitosti v podjetjih so:

  • Visoki operativni stroški brez očitne dodane vrednosti,
  • povečanje zalog brez povečanja prodaje,
  • visoki stroški odpadkov in presežnih materialov,
  • nizka produktivnost zaposlenih,
  • pogosto prekoračitev proračuna pri projektih, in
  • pomanjkanje preglednosti ali sledljivosti pri finančnem poročanju.

Znaki so lahko tudi pri manjših stvareh, kot so energetska in snovna neučinkovitost (npr. prižgane luči, ko to ni potrebno, pretirano tiskanje, energetsko potratna oprema ipd.), slab proces odobritve stroškov in likvidacije faktur ipd.

Ti znaki kažejo na potrebo po boljšem nadzoru stroškov in reviziji obstoječih procesov.

Stroški, ki jih je najlažje optimizirati

Poglejmo si še nekaj stroškov, ki jih je najlažje optimizirati, če ste se znašli v situaciji, ko ste primorani povečati stroškovno učinkovitost ali pa želite to doseči povsem proaktivno s ciljem boljše ekonomike podjetja.

V podjetjih je najlažje znižati naslednje stroške:

  • Večja energetska učinkovitost: Prehod na energetsko učinkovitejše rešitve, kot so LED svetila, pametni termostati ali izboljšana izolacija, lahko zmanjša stroške za elektriko in ogrevanje. Prav tako ugašanje luči, računalnikov, ko je možno, uporaba varčne računalniške opreme ipd.
  • Snovna učinkovitost / Nepotrebni pisarniški izdatki: Zmanjšanje porabe pisarniškega materiala, prehod na digitalne dokumente in digitalizacija čim večjega števila procesov.
  • Telekomunikacijski stroški: Pregled in prilagoditev naročniških paketov za telefonijo in internet, morda prehod na bolj konkurenčne ponudnike ali pakete.
  • Naročnine, ki niso v uporabi: Naročnine na različna programska orodja (SaaS naročnine), revije, spletne tečaje in platforme, ki jih nihče nikoli ne uporablja.
  • Stroški potovanj in reprezentance: Nadomeščanje fizičnih sestankov z video konferencami, načrtovanje cenejših potovanj, omejitev reprezentance.
  • Zmanjšanje poslovnega luksuza: Omejitev ali odstranitev manj nujnih stroškov, kot so drage poslovne zabave ali luksuzna službena vozila.
  • Racionalizacija prostorov ali premik v cenejše prostore: Preučitev možnosti za zmanjšanje potrebnega pisarniškega prostora, morda prehod na delo od doma, kjer je to izvedljivo.
  • Zaloge: Optimizacija zalog z boljšim upravljanjem naročil in zmanjšanjem zalog neprodanih izdelkov.
  • Digitalizacija in avtomatizacija procesov: Zmanjšanje papirne dokumentacije in prehod na digitalne rešitve lahko izboljša učinkovitost.
  • Outsourcing nekaterih funkcij: Določene funkcije, kot so računovodstvo, IT podpora ali čiščenje, je včasih ceneje »outsourcati«, kot vzdrževati interno.
  • Pogajanja z dobavitelji: Pogajanja za boljše pogoje z dobavitelji ali iskanje cenejših alternativ.
  • Racionalizacija delovne sile: Optimizacija števila zaposlenih glede na realne potrebe podjetja, pri čemer je potrebno upoštevati zakonodajo in vse etične standarde, postopke pa izpeljati korektno in profesionalno.

Vsako od navedenih področij omogoča podjetjem, da z racionalizacijo in učinkovitejšim upravljanjem znižajo svoje stroške. Pri zmanjševanju stroškov je ključno, da se ohrani kakovost in produktivnost dela.

Prav tako je pomembno, da se zaposlene vključi v proces in jih seznani s cilji zmanjšanja stroškov, da se zagotovi njihovo razumevanje in podpora.

Stroški marketinga, prodaje in izobraževanj

Previdno pa je potreben biti pri stroških marketinga in prodaje, ki se jih pogosto tudi hitro »poreže«, če podjetje naleti na finančne težave.

Nižanje stroškov marketinga in prodaje lahko seveda posledično vodi v nižjo prodajo in se tako podjetje ujame v negativno spiralo. Racionalizacija teh stroškov je pogosto smiselna, potrebno pa je za vsak strošek temeljito oceniti, kakšen bo vpliv na prihodke.

Stroške izobraževanja je še lažje nižati in so običajno prvi stroški, ki so predmet zniževanja. Kratkoročno je včasih res nujno potrebno omejiti izobraževanja, lahko pa se išče vsaj cenejše alternative (spletni tečaji) ali se da več poudarka na interni prenos znanja.

Na dolgi rok pa ja vlaganje v ljudi nujno. Saj poznate verjetno zgodbo, ki jo je zapisal Peter Baeklund:

Finančni direktor pravi: “Kaj če vlagamo v naše ljudi in odidejo?” Generalni direktor nato odgovori: “Kaj če ne bomo vlagali v naše ljudi in bodo ostali?”

Običajen postopek zniževanja stroškov

Zniževanje stroškov v podjetju je proces, ki zahteva strateški pristop in skrbno načrtovanje. Vsekakor ne gre za enostavno nalogo.

Običajno poteka postopek zniževanja stroškov po naslednjih korakih:

1. Podrobna analiza trenutnih stroškov

Prvi korak je natančen pregled vseh finančnih izkazov podjetja, stroškovnih mest in druge dokumentacije, za pridobitev jasne slike o trenutnih stroških. Identificira se glavne stroškovne postavke in kateri stroški predstavljajo največji delež v skupnih stroških podjetja.

Običajno se izvede tudi »benchmark« analiza in se primerja glavne kategorije stroškov z drugimi podjetji v industriji. Lahko se naredi tudi analiza rasti posameznih kategorij stroškov glede na rast podjetja in identificira glavne vzroke za rast stroškov.

2. Določitev ciljev znižanja stroškov

V naslednjem koraku se določijo realistični cilji za znižanje stroškov v določenem časovnem obdobju. Izberejo se seveda predvsem področja, kjer je možno znižanje stroškov brez negativnega vpliva na poslovanje.

Podrobno se razišče alternative za trenutne stroške, kot so cenejši dobavitelji, učinkovitejše tehnologije ali procesi. Prav tako se po prioritetah določi stroške, ki se jih nato niža.

Obstajata dve strategiji nižanja stroškov glede na situacijo:

  • »Reži enkrat in reži globoko«
  • Postopno zniževanje stroškov

3. Vključevanje zaposlenih in vodstva

Izjemno pomembno je tudi vključevanje vodij oddelkov in zaposlenih v proces nižanja stroškov.

Jasno je potrebno obrazložiti cilje in pomen znižanja stroškov, predvsem pa mora biti čim prej jasno kako je s plačami, delovnimi mesti in drugimi bonitetami, ki bi jih potencialno izgubili zaposleni.

Prav tako je vzporedno ključno, da se spodbuja zaposlene, da prispevajo ideje za zmanjšanje stroškov.

4. Implementacija sprememb, spremljanje in prilagajanje

V zadnjem koraku se implementira zastavljeno strategijo večje stroškovne učinkovitosti. Redno se spremlja vpliv uvedenih sprememb na poslovne procese in zaposlene.

Nujno je, da se na sestankih vodstva redno poroča o stanju in napredku znižanja stroškov ter zaznanih posledicah. Prav tako morate biti pripravljeni prilagoditi strategijo zniževanja stroškov, če rezultati ne ustrezajo pričakovanjem.

Še enkrat je potrebno poudariti, da je pri nižanju stroškov ključno zagotoviti, da zniževanje stroškov ne vpliva negativno na kakovost izdelkov ali storitev.

Prav tako je potrebno poskrbeti, da ukrepi ne vplivajo negativno na moralo in zadovoljstvo zaposlenih (kolikor je to mogoče). Tudi nižanja stroškov ali celo odpuščanja je možno izpeljati na korekten in profesionalen način.

Kakšna je stroškovna učinkovitost vašega podjetja?

Stroškovna učinkovitost je osnova za sprejemanje dobrih strateških poslovnih odločitev. S pravilnim ocenjevanjem, planiranjem in kontroliranjem stroškov ter razumevanjem vzrokov za njihova odstopanja, podjetja ne le izboljšajo svoje finančno stanje, ampak tudi zagotovijo svojo konkurenčnost in dolgoročno uspešnost na trgu.

Najuspešnejša podjetja so zagotovo stroškovno učinkovita ter razvijajo kulturo varčnosti in robustne procese, ki omogočajo kontrolirano in postopno povečevanje stroškov z rastjo podjetja.

Če potrebujete pomoč pri vpeljavi sistema obvladovanja stroškov ali izdelavo analize stroškovne učinkovitosti nas kontaktirajte.