Učinkovito upravljanje zalog v podjetju

Učinkovito upravljanje zalog je ključno za doseganje stabilnosti poslovanja in denarnega toka, zmanjšanja stroškov in večje konkurenčnosti na trgu.

Zaloge omogočajo podjetju, da nemoteno zadovoljuje povpraševanje strank, vendar lahko prevelike zaloge pomenijo povečane stroške, tveganje za zastarelost blaga in slabo obračanje obratnega kapitala (denar vezan v zalogah).

Nasprotno pa premajhne zaloge vodijo v izgubljene prodajne priložnosti in nezadovoljstvo strank. Upravljanje zalog zahteva natančno načrtovanje, spremljanje in optimizacijo, da podjetje doseže ravnovesje med razpoložljivostjo in stroški. Poglejmo si nekaj dobrih praks kako to doseči.

1. Načrtovana prodaja in ključni artikli

Osnova za učinkovito upravljanje zalog je načrtovana prodaja. Pri oblikovanju zalog je treba predvideti povpraševanje in upoštevati sezonske ter tržne trende, kar podjetju omogoča, da bolje načrtuje količine zalog.

Načrtovana prodaja določa tudi, kateri artikli so ključni in morajo biti vedno na zalogi, saj predstavljajo jedro ponudbe in imajo neposreden vpliv na zadovoljstvo strank in prihodke.

Ključni artikli so običajno tisti, za katere je visoko povpraševanje ali so strateško pomembni za podjetje. Njihova redna dostopnost je prednost, ki omogoča podjetju, da se hitro odziva na naročila in zagotovi nemoteno oskrbo.

2. Stroški zalog in vezava kapitala

Stroški zalog so ključni dejavnik pri določanju optimalne količine zalog. Prevelike zaloge pomenijo “zamrznitev” kapitala, kar vpliva na likvidnost podjetja. Premajhne zaloge, kot omenjeno, lahko pomenijo, da podjetje ne zadovolji povpraševanja na trgu. Zaloge so namreč del obratnega kapitala.

Pomembno je, da podjetje doseže optimalno raven zalog, ki minimizira stroške, hkrati pa omogoča pravočasno zadovoljevanje povpraševanja.

Pri tem je potrebno upoštevati vse stroške zalog, ki običajno zajemajo:

• Stroške nakupa: Cena artiklov ali surovin, ki so naročeni od dobaviteljev.
• Stroške logistike in skladiščenja: Stroški transporta, skladiščenja, osebja in opreme, potrebne za varno hrambo zalog.
• Stroške zavarovanja in zastarelosti: Zaloge, ki dlje časa ostajajo v skladišču, tvegajo izgubo vrednosti zaradi zastarelosti ali sprememb v povpraševanju.

Pri načrtovanju zalog pa moramo seveda upoštevali tudi na dobavne roke. Dobavni roki vplivajo na stanje zalog, saj daljši dobavni roki pomenijo potrebo po višjih varnostnih zalogah.

3. Šifrant artiklov in dokumentacija

Šifrant artiklov je osnova za učinkovito upravljanje in kategorizacijo zalog. Šifrant omogoča enostavno identifikacijo artiklov ter določa njihove lastnosti, kot so ime, opis, mere, teža, in vrednost. Z urejenim šifrantom artiklov podjetje olajša skladiščne procese, zmanjša možnosti napak pri naročanju in olajša dostop do podatkov.

Pri obvladovanju zalog podjetje uporablja različne kategorije, kot so surovine, polizdelki, končni izdelki in MRO zaloge (zaloge za vzdrževanje, popravilo in operacije). Natančno evidentiranje teh kategorij je bistvenega pomena, zato podjetje vzpostavi materialno knjigovodstvo, ki omogoča natančen nadzor nad količinami in vrednostjo zalog v vsakem trenutku.

Za učinkovito upravljanje naročil in dobav je bistvena uporaba naročilnic in dobavnic. Naročilnice dokumentirajo potrebe po zalogah, dobavnice pa potrjujejo prejete količine in omogočajo pregled nad dostavami. Ti dokumenti omogočajo sledljivost naročil in boljši nadzor nad količinami, ki prihajajo v skladišče.

Dober IT sistem za upravljanje zalog je ključen za ažurno spremljanje zalog, avtomatizacijo procesov, preprečevanje napak in zmanjšanje človeških napak.

Sodobni sistemi za upravljanje zalog omogočajo spremljanje zalog v realnem času, optimizacijo skladiščnih procesov ter boljše načrtovanje naročil in dobav.

4. Redne inventure in kurantnost zalog

Redne inventure so ključne za preverjanje dejanskega stanja zalog in usklajevanje podatkov v sistemu. Inventure zmanjšujejo tveganje za odstopanja med knjigovodskim in dejanskim stanjem ter pomagajo pri odkrivanju manjkajočih ali poškodovanih artiklov.

Priporočljivo je, da podjetje izvaja inventure vsaj letno ali polletno, odvisno od specifičnosti zalog in hitrosti obračanja.

Glavne vrste inventur:

• Letna inventura: Izvede se ob koncu leta in vključuje pregled vseh zalog podjetja. To je obvezna praksa za usklajevanje zalog v računovodskih poročilih.
• Ciklična inventura: Izvaja se skozi vse leto, kar omogoča podjetju, da sproti preverja določene skupine artiklov in zmanjšuje obremenitev med letno inventuro.
• Nepredvidena inventura: Izvaja se ob posebnih dogodkih, kot so izgube, nesreče, kraje ali zamenjava odgovorne osebe.

Kurantnost zalog pomeni, da so zaloge primerno sveže, uporabne in niso zastarele. To je posebej pomembno za artikle s kratkim rokom trajanja ali za izdelke, ki hitro izgubijo vrednost zaradi tehnološkega napredka. Redno pregledovanje kurantnosti zalog pomaga podjetju pri odločanju o akcijah, popustih ali odpisih zastarelih zalog.

5. Optimizacija zalog z EOQ, JIT in ABC analizo

Pri optimizaciji zalog podjetja uporabljajo različne metode. Nekatere so bolj koristne, kot druge. Poglejmo si najbolj pogoste metode optimizacije zalog:

Ekonomična količina naročanja (EOQ) je matematični model za določitev optimalne količine zalog, ki minimizira skupne stroške naročanja in skladiščenja. EOQ pomaga podjetju določiti pravo količino za naročilo, kar preprečuje prekomerne zaloge.

Metoda JIT (Just-in-Time) omogoča podjetju, da naroča zaloge šele, ko so dejansko potrebne. JIT znižuje stroške skladiščenja in tveganje zastarelosti, vendar zahteva visoko stopnjo koordinacije z dobavitelji in natančno napovedovanje povpraševanja.

ABC analiza razvršča zaloge glede na njihovo vrednost in pomembnost. Artikli so razvrščeni v tri kategorije: A (artikli z najvišjo vrednostjo), B (artikli srednje vrednosti) in C (artikli z najnižjo vrednostjo). Ta metoda omogoča, da se podjetje osredotoči na ključne artikle, ki najbolj vplivajo na uspešnost.

Poznamo tudi nekatere druge vrste dobrih praks pri upravljanju zalog, zgoraj navedene pa so najbolj pogoste.

6. Zaloge in računovodski izkazi

Zaloge imajo v računovodskih izkazih pomembno vlogo, saj vplivajo na različne finančne vidike podjetja, kot so denarni tok, bilanca stanja in izkaz poslovnega izida. Razumevanje njihovega vpliva na te izkaze je ključno za pravilno upravljanje finančnega položaja podjetja.

Sploh podjetniki začetniki pogosto ne poznajo kako se pravilno obravnavajo zaloge iz računovodskega vidika, zato si poglejmo nekaj osnov.

6.1. Denarni tok in nakup zalog

Ko podjetje nabavi zaloge, na primer surovine ali končne izdelke, to povzroči neposreden odliv denarja, kar vpliva na denarni tok iz poslovanja. Zaloge so strošek za podjetje v trenutku nakupa, vendar ta strošek še ni evidentiran kot odhodek, temveč kot povečanje sredstev v bilanci stanja.

Zato nakup zalog zmanjša denarna sredstva podjetja, medtem ko zaloge v bilanci stanja povečajo obseg obratnih sredstev, ki predstavljajo naložbo v podjetje do trenutka, ko se te zaloge prodajo ali uporabijo v proizvodnji.

6.2. Bilanca stanja in evidentiranje zalog

V bilanci stanja se zaloge evidentirajo kot kratkoročna sredstva, saj predstavljajo del obratnih sredstev podjetja, ki bodo v prihodnjem obdobju uporabljena ali prodana. Zaloge so razdeljene v različne kategorije, kot so surovine, polizdelki, končni izdelki in material za vzdrževanje in popravila (MRO).

Vrednotenje zalog lahko temelji na različnih metodah, kot so FIFO (first-in, first-out), LIFO (last-in, first-out) ali metoda tehtane povprečne cene. Izbrana metoda vrednotenja vpliva na bilančno vrednost zalog ter posledično na skupno vrednost sredstev v bilanci stanja.

Povečanje vrednosti zalog v bilanci stanja poveča obseg kratkoročnih sredstev, kar je pomembno za oceno likvidnosti podjetja. Vendar pa povečanje zalog hkrati pomeni, da je podjetje »zamrznilo« kapital v teh sredstvih, kar lahko negativno vpliva na likvidnost, zlasti če se zaloge ne obračajo dovolj hitro.

6.3. Izkaz poslovnega izida: Priznanje stroškov in prihodkov ob prodaji

Zaloge v izkazu poslovnega izida neposredno vplivajo na prihodke in odhodke podjetja šele v trenutku, ko so prodane ali uporabljene v proizvodnji.

Ko se zaloge prodajo, se vrednost teh zalog pripozna kot strošek prodaje oziroma nabavne vrednosti prodanih proizvodov (IPI – izkaz poslovnega izida). Tako podjetje v izkazu poslovnega izida izkaže prihodke od prodaje in ustrezne stroške prodanih zalog, kar omogoča, da so prikazani dejanski poslovni rezultati.

Če zaloge zastarajo ali se ocenijo kot neuporabne, podjetje izvede njihovo odpisovanje ali prevrednotenje, kar prav tako vpliva na stroške v izkazu poslovnega izida. Odpis zalog kot posledica zastarelosti ali poškodbe pomeni, da podjetje priznava dodatne odhodke, kar zmanjšuje čisti dobiček v določenem obdobju.

7. Vpliv zalog na finančne kazalnike

Zaloge pomembno vplivajo na računovodske izkaze in s tem tudi na finančne kazalnike podjetja, kar se kaže predvsem v likvidnostnih in donosnostnih kazalnikih. V nadaljevanju so podrobno obravnavani ključni vidiki, ki določajo vpliv zalog na finančno uspešnost podjetja.

7.1. Vrednotenje zalog

Izbira metode vrednotenja zalog (FIFO – metoda prvega v skladišče prvega iz skladišča, LIFO – metoda zadnjega v skladišče prvega iz skladišča, tehtane povprečne cene) neposredno vpliva na prikaz zalog in stroškov prodanega blaga v računovodskih izkazih.

Metoda FIFO bo, na primer, v obdobjih naraščajočih cen, prikazala nižje stroške prodanega blaga in višje vrednosti zalog v bilanci stanja, kar pozitivno vpliva na bruto dobiček. Nasprotno pa metoda LIFO v podobnih pogojih privede do višjih stroškov prodanega blaga in nižje vrednosti zalog, kar zmanjša bruto dobiček, vendar lahko znižanje obdavčljivega dobička vpliva na zmanjšanje davčnih obveznosti podjetja.

Vpliv izbrane metode vrednotenja zalog je pomemben pri analizi in primerjavi poslovnih rezultatov podjetja skozi čas ter v primerjavi s konkurenčnimi podjetji.

7.2. Zmanjšanje vrednosti zalog

Vrednost zalog se mora prilagoditi v primerih, ko pride do zastaranja ali zmanjšanja tržne vrednosti zalog zaradi sprememb v povpraševanju, tehnološkega napredka ali poškodb. Podjetje mora v takšnih primerih zmanjšati vrednost zalog v bilanci stanja, kar se običajno izvede z oblikovanjem popravkov vrednosti zalog.

To zagotavlja, da se zaloge izkazujejo po pošteni tržni vrednosti, kar je bistveno za pravilno oceno premoženjskega stanja podjetja.

Prevrednotenje zalog omogoča realno predstavitev sredstev podjetja ter preprečuje precenjevanje sredstev, kar bi lahko zavedlo investitorje in druge deležnike o finančnem položaju podjetja.

7.3. Kazalnik obračanje zalog

Kazalniki obračanja zalog merijo, kako učinkovito podjetje upravlja svoje zaloge. Hitro obračanje zalog nakazuje, da podjetje uspešno prodaja zaloge in jih ne kopiči, kar izboljšuje denarni tok in povečuje likvidnost podjetja.

Kazalnik obračanja zalog = Razmerje med stroški (nabavno vrednostjo) prodanih količin v letu dni in povprečno vrednostjo vseh zalog

Visok kazalnik obračanja zalog pogosto pomeni manjše skladiščne stroške in zmanjšano tveganje izgube vrednosti zaradi zastarelosti zalog. Počasno obračanje zalog lahko po drugi strani signalizira težave pri prodaji ali presežke zalog, kar vodi do dodatnih stroškov skladiščenja in povečuje tveganje za zmanjšanje vrednosti zalog.

Učinkovitost obračanja zalog tako pomembno vpliva na optimizacijo poslovnih procesov in doseganje finančne stabilnosti podjetja.

8. ERP in WMS: IT sistem za spremljanje zalog

Implementacija učinkovitega IT sistema za spremljanje zalog in materialno računovodstvo je ključnega pomena za uspešno upravljanje zalog v podjetju.

Tak sistem omogoča celovito sledljivost in pregled nad zalogami ter zagotavlja avtomatizacijo in optimizacijo procesov, ki so povezani z upravljanjem zalog in materialnim knjigovodstvom.

Za večino podjetij so skladiščni moduli v sistemih ERP povsem ustrezni, izjema pa so podjetja z bolj zahtevnimi proizvodnimi procesi ali kompleksnimi skladiščno-distribucijskimi operacijami.

ERP sistem (“Enterprise Resource Planning”) podpira upravljanje zalog kot del širšega spektra poslovnih funkcij, vključno s financami, proizvodnjo in prodajo.

Medtem ko je WMS osredotočen na podrobno upravljanje in optimizacijo skladiščnih procesov, kot so prevzem, skladiščenje, priprava naročil in odpremna logistika. Fizična distribucija je običajno del širše logistike, ki jo lahko pokrivata oba sistema, odvisno od funkcionalnosti in integracije.

8.1. Sledenje in spremljanje zalog

Sledenje zalogam pomeni stalno spremljanje gibanja artiklov skozi celoten proces – od naročila pri dobavitelju, skladiščenja in morebitnih premikov do končne prodaje ali uporabe v proizvodnji.

V ta namen mora IT sistem omogočati hitro in zanesljivo sledenje vsaki enoti zalog, kar je posebej pomembno pri artiklih z roki trajanja, artiklih s serijskimi ali proizvodnimi številkami ter izdelkih, ki so podvrženi natančnemu nadzoru zaradi zahtev glede kakovosti ali sledljivosti (npr. v prehrambni industriji, farmaciji ipd.).

Sistem za spremljanje zalog mora zagotavljati:

• Sledljivost po serijskih številkah ali lotih: Omogoča natančno sledljivost posameznih serij izdelkov, kar olajša spremljanje roka uporabnosti, porekla ali specifičnih značilnosti artikla.
• Sledenje po skladiščnih lokacijah: Sistem omogoča natančno sledenje premikov zalog znotraj skladišča in med skladišči, kar optimizira skladiščne procese in zmanjša možnosti za napake ali izgube.
• Sledenje vrednosti zalog v realnem času: Povezava z materialnim knjigovodstvom omogoča ažurno prikazovanje finančne vrednosti zalog, kar je ključno za analizo likvidnosti in pripravo računovodskih poročil.

8.2. Ključne funkcionalnosti programske opreme

Programska oprema za upravljanje zalog in materialno knjigovodstvo naj vključuje naslednje funkcionalnosti, ki zagotavljajo celovitost informacij in učinkovitost operativnih procesov:

• Avtomatizacija procesa naročanja in opozoril na zaloge: Sistem naj omogoča avtomatizirano generiranje naročilnic, ko zaloge določenih artiklov padejo pod določeno mejo. Opozorila in obvestila zmanjšujejo tveganje pomanjkanja zalog, saj pravočasno opozorijo na potrebo po ponovnem naročilu.
• Sledenje in upravljanje serijskih številk ter datumov uporabnosti: Za izdelke s specifičnim rokom uporabnosti ali serijskimi številkami mora sistem omogočati sledljivost vsake enote. To je pomembno za hitro iskanje artiklov v primeru odpoklicev, pregled kurantnosti zalog ter zagotavljanje kakovosti.

8.3. Materialno knjigovodstvo

IT sistem za upravljanje zalog mora biti integriran z računovodskim sistemom (oziroma je kar enoten ERP s funkcijo vodenja zalog), kar omogoča prenos podatkov o vrednosti zalog v finančne izkaze, avtomatizacijo obračuna DDV ter pripravo letnih poročil.

Materialno knjigovodstvo je z natančnim beleženjem količin in vrednosti zalog ključna povezava med fizičnimi zalogami in finančnimi podatki podjetja.

• Poročanje in analitika: Dober sistem za upravljanje zalog vključuje napredne možnosti poročanja in analitike. Analize zalog, kot so obračanje zalog, zaloge po kategorijah, vrednost zalog po obdobjih, omogočajo boljše odločitve o optimizaciji zalog in stroškov skladiščenja.
• Podpora za inventure in revizijske funkcije: Programska oprema mora omogočati hitro in učinkovito izvajanje inventur. Funkcionalnosti za primerjavo fizičnega stanja zalog s knjigovodskim stanjem omogočajo enostavno identifikacijo morebitnih razlik, ki nastanejo zaradi poškodb, izgub ali napačnega beleženja.
• Mobilna podpora in črtna koda ali RFID tehnologija: Podpora za mobilne naprave in možnost skeniranja črtne kode ali uporabe RFID tehnologije omogočata učinkovito izvajanje skladiščnih procesov v realnem času, kot so sprejemanje in izdaja zalog, premiki artiklov ter inventure.
• Večnivojski nadzor dostopa in sledljivost uporabnikov: Zmožnost omejevanja dostopa do različnih funkcionalnosti in popolna sledljivost aktivnosti uporabnikov v sistemu zagotavljata večjo varnost podatkov ter zmanjšanje možnosti napak in zlorab.

9. Upravljanje zalog v negotovih razmerah

Negotove tržne razmere, kot so nihanja povpraševanja, spremembe v dobavnih verigah in gospodarski dejavniki, lahko močno vplivajo na zaloge. Podjetja se lahko pripravijo na negotovosti z naslednjimi koraki:

• Vzpostavitev varnostnih zalog: Dodatne zaloge za pokritje morebitnih nepredvidenih sprememb v povpraševanju ali dobavnih zamudah.
• Diversifikacija dobaviteljev: Zmanjšanje tveganja prekinitve v dobavni verigi z več dobavitelji za ključne surovine ali artikle.
• Investiranje v tehnologijo: Avtomatizacija procesov upravljanja zalog zmanjšuje možnost napak, omogoča spremljanje v realnem času in olajša odločanje.

Učinkovito upravljanje zalog je ključno za ohranjanje konkurenčne prednosti in stabilnosti podjetja. Temelji na načrtovani prodaji, pravilni izbiri ključnih artiklov, uvedbi rednih inventur in vzpostavitvi stroškovno učinkovitih metod optimizacije zalog, kot so EOQ, JIT in ABC analiza.

Z natančnim spremljanjem zalog podjetje zmanjšuje »zamrznitev« kapitala, optimizira stroške in zmanjšuje tveganje zastarelosti. Pravilno upravljanje zalog pomeni boljše finančne rezultate, večje zadovoljstvo strank in dolgoročno poslovno uspešnost.